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 Z pro Zeit- und Projekt-Management
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Die vielfältigen Vorteile und Möglichkeiten von Z pro:
Z pro ermöglicht Ihnen als Benutzer ...
- die schnelle und einfache Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten
- die Eingabe von Arbeitszeiten inner-/außerhalb betrieblich vereinbarter Arbeitszeiten
- die Eingabe Ihrer Fehlzeiten, die Arbeitszeit ersetzen, sowie Fehlzeiten, die als Ausgleich für Überstunden entstehen
- die Zuordnung Ihrer Arbeitszeit zu Projekten und Teilprojekten sowie die Eingabe individueller Tätigkeitsbeschreibungen
- Ihre tägliche Arbeitszeit im Griff zu behalten
Z pro erlaubt Ihnen als Administrator ...
- die Verwaltung der Anwender mit Vergabe und Verwaltung von Zugangsberechtigungen
- die Vorgabe, Zuordnung und Bearbeitung von Projekten und Teilprojekten
- die Festlegung mitarbeiterspezifischer Arbeitszeitvorgaben
- die Vergabe von projektspezifischen Sollzeiten
- die Einsicht in den jeweiligen Bearbeitungsstand der Anwender
- die personen- und projektbezogene Auswertung der Daten als Berichte und Diagramme
- jederzeit einen Überblick über entstandene Projektkosten
Weitergehende Informationen zur Anwendung Z pro Zeit- und Projekt-Management:
1. Vorbemerkung
2. Kurzbeschreibung der Anwendung
2.1. Anmelden
2.2. Hauptbildschirm
2.3. Erfassung der Arbeitszeiten
2.4. Zuordnung von Projekten
2.5. Zuordnung von Projekttätigkeiten
2.6. Fehlzeit erfassen
3. Zusatzfunktionen
3.1. Berechnung und Übertrag Monatsendsaldo
3.2. Auswertungen
3.3. Basisdaten
1. Vorbemerkung
Die Anwendung Z pro Zeit- und Projekt-Management dient der freiwilligen Erfassung und Auswertung der Arbeits-
und Fehlzeiten sowie der projektorientierten Zuordnung der Arbeitsstunden.
Dabei berücksichtigt das Programm die getrennte Erfassung von Arbeitszeiten innerhalb und außerhalb der
vereinbarten Arbeitszeit, was besonders hinsichtlich der Anrechnung der Arbeitszeiten auf Gleitzeitkontingenten
(und damit Freizeitkontingenten) auf Monats- oder Jahresbasis von Bedeutung ist.
Des weiteren unterscheidet die Anwendung bei der Berechnung der Fehlzeiten zwischen "echten" Fehlzeiten
(Arbeitszeit ersetzend) und Ausgleichzeiten für angesammelte Überstunden, die in Form von Freizeit vergolten
werden. Außerdem erlaubt das Programm die zeitlich unbegrenzte Ansammlung von Überstunden, was theoretisch
die Verwaltung von Lebensarbeitszeitkontingenten möglich macht.
Alle personenbezogenen monatlich erfassten Daten lassen sich mittels eines Berichtes ausdrucken. Dies erlaubt
dem Mitarbeiter und der Personalverwaltung einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand des Zeitkontos
sowie der im letzten Monat vorgenommenen Eingaben.
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Anwendung sind die Funktionen zur Auswertung der erfassten Daten
auf Basis einer Person, von Teams, des Unternehmens und von Projekten. Dies gestattet eine schnelle Übersicht
über alle Parameter der zur Steuerung der Personalressourcen der genannten Einheiten.
Das Programm ist eine unter Microsoft Access 2000 erstellte Client-/Server-Anwendung und ist netzwerkfähig.
2.1. Anmelden
Durch Anklicken des auf der Desktop-Oberfläche installierten Icons oder den Aufruf des Programms unter [START]
/ [PROGRAMME] / [Z pro Zeit- und Projekt-Management] wird die Anwendung gestartet. Zunächst ist eine Anmeldung erforderlich:
Der Benutzername und das Kennwort werden durch den Administrator vergeben.
2.2. Hauptbildschirm
Nach der Anmeldung bekommt der Benutzer folgende Bildschirmmaske angezeigt:
Die Grundeinstellung des aktuellen Tages zu den Feldern (1) bis (3) ist veränderbar: Drop-Down-Pfeil anklicken
und Jahr, Monat und Tag (in dieser Reihenfolge) auswählen.
Der ausgewählte Tag wird in der obersten Zeile angezeigt. Außerdem werden darunter die zurückliegenden Arbeitstage
des laufenden Monats angezeigt. In allen angezeigten Zeilen können Eingaben bzw. Änderungen vorgenommen werden.
Die Summenfelder werden immer für den ausgewählten Monat berechnet. In der ersten Summenzeile wird die Summe
bis zum ausgewählten Arbeitstag, darunter die Summe für den gesamten Monat angezeigt.
Im unteren Bildschirmbereich wird die Projektzuordnung für den zuletzt ausgewählten (angeklickten) Tag aufgelistet, d. h. die
Anzeige bezieht sich auf den Tag, der oben durch die Cursor-Markierung bestimmt ist.
Mittels der Buttons am unteren Bildschirmrand erfolgt die Zuordnung bzw. Löschung von Projektzeiten, die Erfassung von Fehlzeiten,
die Berechnung und Anzeige von Monatssalden sowie die Auswertungen der Arbeitszeitdaten.
Der Benutzername am rechten oberen Bildschirmrand kann nur geändert werden, wenn der angemeldete Benutzer eine Administrationsberechtigung
hat. Dies ermöglicht dem Administrator zum einem die Einsicht in die erfassten Daten und erlaubt zum anderen auch die Änderung dieser Daten.
2.3. Erfassung der Arbeitszeiten
Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt in Abhängigkeit davon, ob die Tätigkeit innerhalb oder außerhalb der vereinbarten Gleitzeit-Zeiten
erfolgte.
Beispiel 1:
- Mittwoch 22.12. (innerhalb der regulären Arbeitszeit)
- Arbeitsbeginn 10.00 Uhr
- Arbeitsende 20.00 Uhr
- Pause 45 Minuten
Projektzuordnungen:
- 1,00 Stunden Besprechung der Verwaltung
- 2,00 Stunden ZMV, Belegkontrolle
- 6,25 Stunden Verwaltungsarbeit
Beispiel 2:
- Samstag, 18.12. (Außerhalb der regulären Arbeitszeit)
- Arbeitsbeginn 12.30 Uhr
- Arbeitsende 18.00 Uhr
- Pause 60 Minuten
Projektzuordnungen:
- 4,50 Stunden Vorstandssitzung
Sind am selben Tag Arbeitzeiten innerhalb und außerhalb der vereinbarten Gleitzeit-Zeiten angefallen, so sind diese getrennt zu erfassen.
2.4. Zuordnung von Projekten
Die Projektzuordnung erfolgt nach zwei unterschiedlichen Gesichtspunkten: Zum einen erfolgt die Zuordnung zu Projekten (bei
Mitarbeitern/innen, die überwiegend oder ausschließlich im Projektgeschäft tätig sind) oder den entsprechenden
Organisationseinheiten (bei Mitarbeitern/innen, die in der Verwaltung tätig sind), zum anderen erfolgt die Bestimmung
der eigentlichen Tätigkeit.
Nach dem Anklicken des Buttons "Projektzuordnung vornehmen" wird folgende Maske ausgegeben:
Die erste Projektzuordnung muss wie oben abgebildet erfolgen. Neben dem Projekt (also der Kostenstellenzuordnung) ist die
verbrauchte Arbeitszeit einzutragen.
2.5. Zuordnung von Projekttätigkeiten
Mit der zweiten Projektzuordnung wird die eigentliche Tätigkeit bestimmt, d. h. hiermit werden die Aufwände eines Projektes
in verschiedene Teiltätigkeiten aufgegliedert, was zu einem späteren Zeitpunkt eine detaillierte Auswertung der Aufwendungen eines
Projektes ermöglicht.
Der zusätzliche Text im Feld Tätigkeitsbeschreibung ist wahlfrei und dient, falls notwendig, der zusätzlichen Beschreibung
der Projektzuordnung.
2.6. Fehlzeit erfassen
Nach dem Anklicken des Buttons "Fehlzeit erfassen" wird folgende Bildschirmmaske angezeigt:
Hier ist die Stundenzahl und die Art der Fehlzeit auszuwählen. Nach Eingabe der Fehlzeiten erscheinen im Hauptbildschirm bei der Art der Fehlzeit
folgende Abkürzungen:
- UR = Urlaub
- SU = Sonderurlaub
- GT = Gleittag
- FÜ = Freizeit für Überstunden
- KH = Krankheit
- AB = Arztbesuch
Gleittage und Freizeit für Überstunden werden nicht zur Fehlzeit-Gesamtsumme zugerechnet! Daher erscheint im oben angeführten Beispiel auch nur der
Urlaubstag in der Gesamtsumme!
3.1. Berechnung und Übertrag Monatsendsaldo
3.2. Auswertungen
Ein wesentlicher Bestandteil der Anwendung Z pro Zeit- und Projekt-Management ist die umfassende Möglichkeit der Auswertung der eingegebenen Daten.
Die Anwendung beinhaltet standardmäßig folgende Auswertungen:
- Arbeitszeitkonto der Mitarbeiter/innen pro Monat
- Monatsummen des Arbeitszeitkontos der Mitarbeiter/innen
- Monatsummen des Arbeitszeitkontos aller Mitarbeiter/innen
- Summen des Arbeitszeitkontos der Mitarbeiter/innen für einen definierten Zeitraum
- Summen des Arbeitszeitkontos aller Mitarbeiter/innen für einen def. Zeitraum
- Summe der Arbeitszeiten eines Projektes
- Summe der Arbeitszeiten eines Projektes pro Monat
- Summe der Arbeitszeiten eines Projektes für einen definierten Zeitraum
- Summe der Arbeitszeiten aller Projekte
- Summe der Arbeitszeiten aller Projekte pro Monat
- Summe der Arbeitszeiten aller Projekte für einen definierten Zeitraum
- Summe der Arbeitszeiten für die Teiltätigkeiten eines Projektes
- Summe der Arbeitszeiten für die Teiltätigkeiten eines Projektes pro Monat
- Summe der Arbeitszeiten für die Teiltätigkeiten eines Projektes für einen def. Zeitraum
- Summe der Arbeitszeiten der Mitarbeiter/innen eines Projektes
- Summe der Arbeitszeiten der Mitarbeiter/innen eines Projektes pro Monat
- Summe der Arbeitszeiten der Mitarbeiter/innen eines Projektes für einen def. Zeitraum
- Summe der Fehlzeiten eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin pro Monat
- Summe der Fehlzeiten der Mitarbeiter/innen für einen definierten Zeitraum
Weiterhin besteht für den Administrator unter Zuhilfenahme des Abfragendesigners von MS-Access 2000 die Möglichkeit, weitere individuelle Auswertungen zu erstellen.
3.3. Basisdaten
Die Pflege der Basisdaten beinhaltet die Verwaltung der Benutzer, der Arbeitstage, der Projekte, der Projekttätigkeiten und der Fehlzeitenschlüssel sowie
einiger weiterer benötigter Daten.
Die verschiedenen Schlüssel und Texte können über Bildschirmmaske eingegeben, geändert und gelöscht werden.
Die Datenbank beinhaltet die Verknüpfung der verschiedenen Datentabellen mittels referenzieller Integrität. Dadurch ist ein versehentliche Löschung von
noch benötigten Daten weitestgehend ausgeschlossen.
Bitte sprechen Sie uns an, falls Sie weitere Fragen zu diesem Produkt haben.
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